En Costa Rica, las pequeñas y medianas empresas (PYMEs) representan una parte fundamental de la economía. Sin embargo, además de los retos propios de la operación diaria, deben cumplir con una serie de obligaciones fiscales que resultan determinantes para mantenerse en regla, evitar sanciones y garantizar su sostenibilidad a largo plazo.

No cumplir con estas obligaciones no solo expone a la empresa a multas considerables y bloqueos en sistemas como Tribu, sino que también afecta su credibilidad ante bancos, inversionistas y clientes.

En esta guía te explicamos en detalle las principales obligaciones fiscales que toda PYME debe cumplir en Costa Rica durante el 2025, con ejemplos prácticos y recomendaciones clave para que puedas gestionar tu empresa de forma segura y eficiente.

1. Declaración mensual de IVA (Formulario D-104)

El Impuesto al Valor Agregado (IVA) es una de las obligaciones más frecuentes para las empresas en el régimen tradicional.

  • Periodicidad: mensual. Se presenta a más tardar el día 15 del mes siguiente.
  • Contenido: ventas realizadas (débito fiscal) menos el crédito fiscal por compras, gastos y servicios deducibles.
  • Punto crítico: la correcta clasificación de bienes y servicios según el código CABYS. Un error en la codificación puede generar ajustes y sanciones.

Ejemplo: una empresa de servicios profesionales debe declarar IVA todos los meses, aunque en un mes no haya facturado (se presenta en cero).

2. Declaración anual del Impuesto sobre la Renta (Formulario D-101)

El Impuesto sobre la Renta refleja la utilidad neta de la empresa en el periodo fiscal.

  • Periodo fiscal: del 1 de enero al 31 de diciembre.
  • Fecha límite de presentación: 15 de marzo del año siguiente (ejemplo: 15 de marzo 2026 para el periodo 2025).
  • Base de cálculo: ingresos menos costos y gastos deducibles, depreciaciones y amortizaciones.
  • Particularidad: incluye ajustes por diferencias temporales y permanentes según normativa.

Una PYME puede beneficiarse de deducciones legítimas (alquileres, servicios profesionales, depreciaciones), siempre que estén debidamente documentadas con facturas electrónicas válidas.

3. Declaraciones informativas para sociedades inactivas

Las sociedades que no tienen actividad económica también deben cumplir con Hacienda.

  • Formulario D-195: declaración informativa de activos, pasivos y patrimonio.
  • Objetivo: mantener actualizado el inventario patrimonial de sociedades que, aunque no generan ingresos, son propietarias de bienes (como terrenos, vehículos o inmuebles).
  • Riesgo de incumplimiento: multas automáticas de hasta tres salarios base.

4. Pago de cargas sociales: CCSS e INS

Toda empresa con empleados debe cumplir con las obligaciones laborales y de seguridad social:

Importancia: el no pago de planillas puede generar embargos y bloqueos para contratar con el Estado o acceder a créditos bancarios.

5. Registro de Transparencia de Beneficiarios Finales (RTBF)

El RTBF es una obligación anual que deben cumplir todas las sociedades en Costa Rica.

  • Quién debe cumplir: todas las sociedades activas e inactivas.
  • Dónde se presenta: en la plataforma del Banco Central de Costa Rica.
  • Objetivo: identificar a los beneficiarios finales para prevenir legitimación de capitales.
  • Sanción por incumplimiento: multas proporcionales al patrimonio de la sociedad.

Ejemplo: si una empresa tiene socios extranjeros, deben declararse los beneficiarios finales con pasaporte y participación exacta.

6. Retenciones en la fuente

Ciertas operaciones están sujetas a retenciones que la empresa debe aplicar y declarar:

  • Pagos a no domiciliados (no residentes en CR): retenciones variables según el tipo de renta (servicios profesionales, regalías, intereses, etc.).
  • Alquileres o dividendos: también sujetos a retención en la fuente.
  • Periodicidad: generalmente mensual.

Error común: no aplicar la retención correcta y asumir luego la sanción como empresa.

7. Autoliquidaciones de sanciones administrativas

En caso de atrasos o errores, la normativa permite la autoliquidación de sanciones.

  • Ejemplo: atrasos en la presentación de IVA o renta.
  • Ventaja: autoliquidar voluntariamente puede reducir el impacto financiero en comparación con una sanción determinada por la Administración Tributaria.

8. Otras obligaciones específicas

Dependiendo del giro de negocio, pueden aplicarse otras obligaciones:

  • Rentas de capital inmobiliario y mobiliario: alquileres, intereses, dividendos.
  • Régimen simplificado vs. tradicional: las PYMEs deben verificar en cuál encajan.
  • Declaraciones informativas (D-151, D-152, etc.) según la naturaleza de las operaciones.

Conclusión

La gestión fiscal en Costa Rica es un reto complejo, especialmente para las PYMEs que no siempre cuentan con un departamento contable propio. Sin embargo, cumplir puntualmente con cada obligación no solo evita sanciones, sino que también brinda credibilidad, acceso a créditos, oportunidades de crecimiento y seguridad jurídica.

En KQM Servicios Contables acompañamos a emprendedores y empresas en todo el proceso fiscal, asegurando declaraciones correctas, optimización tributaria y cumplimiento normativo.

Contáctanos hoy y asegura que tu empresa cumpla con todas sus obligaciones fiscales en Costa Rica de manera eficiente y sin riesgos.